Как сдать декларацию по алкоголю: пошаговая инструкция

Алкогольная декларация — это отчетность, по которой государство видит, сколько алкоголя вы закупили, продали и оставили на остатках. Отчет подается отдельно от ЕГАИС, даже если учет уже ведется в системе.

Для магазина, бара или кафе декларация по алкоголю — обязательное условие сохранения лицензии и спокойной работы. Ошибка в форме или пропуск срока могут обернуться штрафом и проверкой.

Какие декларации сдает розница и общепит

Для небольшого магазина или точки общественного питания чаще всего актуальны две формы деклараций.

Форма 7

Форма 7 нужна тем, кто реализует крепкий алкоголь и другую продукцию, на которую требуется лицензия. В ней отражаются закупки, реализация и остатки по таким напиткам, как водка, коньяк, ликеры, вино и прочие лицензируемые позиции. Более подробно о сдаче декларации по форме 7 читайте в статье <span style=»font-weight: 400;»>https://rosalko.biz/deklaraciya-egais-po-alkogolyu-i-pivu-zapolnenie-i-sdacha-v-fsrar/</span>.

Форма 8 (отменяется)

Форма 8 заполняется по пиву, сидру, пуаре, медовухе и некоторым видам слабоалкогольной продукции. Ее до 2025 года сдавали как магазины, так и бары с разливным пивом.

Остальные формы касаются оптовых компаний, производителей и импортеров, поэтому для обычной розницы достаточно правильно вести формы 7 и 8.

Сроки сдачи деклараций по алкоголю

Декларации по алкоголю сдаются ежеквартально. Срок единый для всех — до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день. Затягивать до последнего не стоит: в дни массовой отправки порталы перегружены, выше риск технических сбоев.

При обнаружении ошибки можно подать корректирующую декларацию за нужный квартал. Желательно сделать это как можно раньше, не дожидаясь требований от контролирующих органов.

Что подготовить перед сдачей декларации

Перед заполнением отчета важно навести порядок в учетных данных.

Регистрация и доступы

Нужно иметь доступ в личный кабинет уполномоченного органа региона или на портал Росалкогольрегулирования, где принимаются декларации. Реквизиты организации, адрес, данные лицензии должны совпадать с тем, что указано в разрешительных документах.

Электронная подпись

Для отправки отчетности понадобится квалифицированная электронная подпись руководителя или доверенного лица. На рабочем месте должны быть установлены программы для работы с подписью и шифрования файлов.

Данные по обороту алкоголя

Основа декларации — корректный учет. До начала заполнения стоит сформировать отчеты по закупкам, продажам и списаниям алкоголя, сверить их с ЕГАИС и фактическими остатками. Если учет ведется в программе, нужно убедиться, что в карточках товаров верно указаны коды продукции и реквизиты поставщиков.

Порядок заполнения декларации по алкоголю

Структура формы

Любая декларация состоит из титульной части и таблиц. В титульном листе указываются реквизиты организации, номер формы, период, по которому сдается отчет. В таблицах отражаются данные о поставщиках, производителях, наименованиях продукции, объемах закупок, продаж и остатках.

Ручное заполнение или формирование в программе

Вариант ручного заполнения возможен, но риск ошибок при таком подходе очень высок. Каждую позицию нужно вводить вручную, легко перепутать код продукции или объем.

Гораздо надежнее использовать специальную программу или онлайн сервис, который формирует декларацию автоматически на основе вашего учета. В этом случае основная задача — проверить корректность настроек и исходных данных.

Проверка перед выгрузкой

Перед выгрузкой файла нужно убедиться, что:

• коды продукции и поставщиков заполнены корректно
• суммы по строкам и итогам совпадают с отчетами по учету
• остатки на конец квартала не выглядят подозрительно и не уходят в минус

Полезно сверить данные декларации с движением по ЕГАИС, особенно если учет сильно автоматизирован.

В каком виде и куда сдавать декларацию

Декларации по алкоголю сдаются только в электронной форме. Файл должен соответствовать утвержденному формату, а не быть обычной таблицей.

Как правило, отчет направляется в орган исполнительной власти субъекта, отвечающий за регулирование алкогольного рынка. В ряде регионов используются региональные информационные системы, куда файл загружается через личный кабинет.

Как сдать декларацию по алкоголю через интернет

Формирование файла

Сначала формируется файл декларации в учетной программе или специализированном сервисе. На этом этапе важно выбрать правильную форму, квартал и организацию, если у вас несколько юридических лиц.

Подписание и шифрование

Сформированный файл подписывается квалифицированной электронной подписью. В некоторых регионах дополнительно требуется шифрование файла сертификатами уполномоченного органа. Все эти действия выполняются средствами криптопрограммы, установленной на рабочем месте.

Отправка через личный кабинет

Далее пользователь входит в личный кабинет, выбирает раздел, связанный с подачей деклараций, прикладывает подписанный файл и отправляет его на обработку. После загрузки система показывает статус приема и формирует протокол.

Контроль протокола

Принятие декларации подтверждается протоколом и квитанцией. Их нужно сохранить и при необходимости распечатать. Если в протоколе есть ошибки, отчет либо не принят, либо принят с замечаниями, которые нужно исправить через корректирующую декларацию.

Корректирующая декларация

Корректирующий отчет подается, если после отправки основной декларации выявлены ошибки: неправильный объем, неверный поставщик, пропущенная партия.

В корректирующей форме указывается, за какой период и какую декларацию вы исправляете. Важно не пытаться «доделать» ошибку во внутреннем учете задним числом, а корректно отразить изменения в официальной отчетности.

Ответственность и типичные ошибки

За несдачу декларации, нарушенные сроки или недостоверные данные предусмотрены штрафы для должностных лиц, предпринимателей и организаций. При систематических нарушениях возрастает риск внеплановых проверок и проблем с лицензией.

Чаще всего компании ошибаются в трех вещах: тянут до последнего дня, отправляют файл неправильного формата или не проверяют протокол после отправки. Также распространены расхождения между декларацией, ЕГАИС и фактическими остатками.

Как упростить работу с алкогольной декларацией

Чтобы сдача деклараций не превращалась в стресс каждый квартал, стоит один раз наладить процесс. Помогают корректный товароучет, интеграция с ЕГАИС, использование специализированных сервисов для формирования отчетов и четкое назначение ответственного сотрудника.

Если опыта мало или оборот алкоголя большой, разумно передать подготовку и отправку деклараций профильной компании. Компания Росалко предлагает услугу сдачи алкогольной декларации по разумной цене. Это позволяет снизить риск ошибок и сосредоточиться на работе магазина или ресторана, а не на борьбе с отчетностью.